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「無印良品は仕組みが9割」に学ぶ、業務マニュアル活用3か条

無印良品って、なんとなくいい気分になりますよね!やっぱり!
と思って、商品に関係ない仕事の本まで読んでしまいました。(図書館で借りただけ)
 
いくつか内容はありますが、主に「マニュアルを整備して活用しろ」が多いです。
私も新人の頃から、「教えたことマニュアルにしといてー」などと言われたことがありますが、小売業みたいにいろんな人が似た仕事をすることがないので、結局自分と引き継ぎ先の人しか見なかったりするので、ほとんど更新しないようになってしまったり・・・
 
会社には、ミスった時に「マニュアル通りちゃんとやってましたけど・・・」なんて言う人もいたり・・・
 
でも、本当はマニュアルってもっと威力がある、ということがよくわかりました。
 
 
普通にレビューするのも微妙なので、
「自分の仕事と結びつけつつ考えたことを3つにまとめました。
 
 

①マニュアルは、従うものではなく、常に変えていくものです。

 
マニュアルを作れば、「よく考えたら、この手順は無駄じゃないか?」と気づける可能性が高まります。なんとなくルーチンにしていることも、手順を並べてみて、この作業なんでこんなに時間がかかるんだろう?どこで時間を節約できるかな?と見てみて初めて、効率化の案が浮かんできます。
恥ずかしいことに、私は何度か、マニュアルに書いてあった通りやりましたと言ってしまったことがあります。しかしそれを言う時には、すでにうっすら気付いています。「本質的に考えれば、マニュアル外のことを考えないといけなかったのに・・・」
マニュアルは、ビジネスの移り変わりや改善によって、変わるのが当たり前です。変わっていないということは、未だに非効率だったり、時代遅れなやり方が残っているということです。
マニュアルは、従うものではなく、常に変えていくものです。
 

 

②マニュアルは、担当者と引き継ぎ先だけで使うものではなく、共有すべきものです。

 
マニュアルを作って考えれば、幾つか改善点は見つかるはずですが、特に慣れた業務はルーチンでそのままやり続けてしまうことがあります。なので改善活動を刺激するよう、たまには課長、できれば部長にまで見ていただくべきと思います。おそらく、「こんな無駄なやり方でやっているのか」と気づかれたり「これなら他部署とも話して変えてみようか」と巻き込めるかも知れません。
 
また、他の担当者もいろいろな業務とそのコツを知ることによって、いろいろな知恵を吸収できるはずです。他の業務フローがわかれば、工程結合などの効率化も思いつくはずです。
 

③マニュアルで情報を共有すれば、仕事にスピ ードが生まれます 。

 
「あっちの仕事がどうなっているかわからないから、進めにくいな、聞きながらだな」
「この業務フローを変えたら、どこに影響が出るかわからないから、ゆっくりみんなで確認しないと」
自分の会社ののこれに対する答は、「わかる人への根回し」です。(くそ!)
無印良品の回答は、「属人性をなくす情報共有」です。
「わかる人への根回し」・・・4年間でこれを何度も聞きましたが、聞くたびにストレスフルでした。グローバルコミュニケーションの研修に行かせてもらっていますが、その先生に話したら鼻で笑われそうです。
 
「私しかわからないこと」「私がこう経験したから、次からみんなもこうやるべき」があれば、必ず共有すべきです。
 
 
 
以上です。
 
無印良品のマニュアルは「MUJIGRAM」というらしい。
「MOROGRAM」でも作るか・・・(なんか変なネーミング)