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事務部門の新人向け? お金の出入りを処理する しごとの3つの視点

2年目、3年目と働くなかで、先輩もいなくなったり、自分で考えてしごとを進めないといけなかったりして、何回も失敗してきた。

そのなかでよく抜け落ちていたなと思う考え方をメモします。

これは、会社で起きていることを、下っ端が理解していくための視点でもあります。

 

特に、経理、総務、購買、業務(オペレーション)系の部署で大事だけど、どこの部署でも大事かもしれない。

 

 

■お金の出入りを処理するための、三つの視点■

①処理フローの視点

②統制活動の視点

③業績管理の視点

 

①処理フローの視点

 これは、「製品を仕入れた」「給料を払った」「業務用にPCを買った」などという事象が、どのようにして会社の中で処理されていくのかを理解し、また、問題なく処理できるかを考えるための視点だ。

例えば、「購買に業務用PCを買てもらう」だと、

業務用PC購入の申請⇨購買の発注⇨発注データがデータベースに流れる

⇨経理が発注情報把握⇨銀行振込手続

⇨荷物は総務へ到着⇨受け取り

 

②統制活動の視点

 前述と同じ、「業務用にPCを買った」を考えてみる。

 

 購入の申請

 ⇨上司の承認(自分の部署の経費になるから)

 ⇨購買の承認(購買部門として)

 ⇨○○万円以上なら、役員へ稟議申請

 など・・・・

 お金が出ていく、ことが起こった時に、①の処理フローだけ考えてしまい、面倒なことになるというミスはよくあった。処理できるな、だけではなく、承認をもらうべき人から承認をもらっているか?を考えないといけない。

 

③業績管理の視点

 「業務用PCを買う」は、どのように損益に現れるのか?という視点。

 例えば、営業部門のメンバーが業務用PCを購入すると、

 ・損益計算書でいえば、「販売費」

 ・その営業部門の経費

 ・営業部門が、ある製品事業部やビジネスユニット等と呼ばれる組織に属する場合は、その事業部の販売費

 

 「この売上に対して、追加で費用(原価)が発生する」というときは、

 ・損益計算書の売上原価

 ・その営業部署の粗利の成績

 ・その営業部門が属する事業、ビジネスの売上原価、利益率

 

 中でも、「営業が、粗利もあるし追加でお客さんの要望をのむのも仕方ないな」ぐらいの気持ちで原価が増えるときは、営業部門の評価だけでなく、その売り物の事業、ビジネスの業績管理者の成績にヒットするということを思いつき、相談しておかないと自分まで痛い目に合う。

 

 

 

2年目ぐらいから、常にこの3つの視点を忘れないでやれていたら・・・

もっとできる人になれたかもしれない。