びーの経理方面の話

2012大卒→従業員数千人&非上場で5年くらい そのあと数万人&上場で経理をした感想をまとめてみるところ

経理の仕事と”会社の経理を全自動化する本”(クラウド会計freee)を比較して

今回読んだのは、クラウド会計ソフトfreeeの本。

www.shoeisha.co.jp

 

宣伝!自動!すごい!という感じの本ではなく、素直にfreeeの使われ方や、ここは自動、ここは自動でできないということが書いてありった。いい面も至らない面(というか、今の技術ではそこまで大したことはできない)も書いてあるので、大変ためになる反面、こんなものかという少々がっかりした感もあった。

 

 

まず理解できたのは、”全自動化”できるのはほぼ現金のやりとりの部分だけであり、発生主義的な部分はやはり不可能である。マネーフォワードなどをすでに使っていれば分かりやすいが、銀行口座、クレジットカード等を登録し、その明細を抽出し、その摘要に見合った勘定科目を提示してくれるというのが自動化できる部分。

しかし、請求書の受取、売った商品が検収される(売掛)、といった現金が未だ動かない時点でそれを機械が発見することはもちろんできない。

 

これらを、現状の経理業務と比べてみると、実際そこまで変わらない。

社内の誰かが支払を発生させると、購買・統制部門を通しつつ、どこにいくら支払うかというデータが基幹システムに流れる。

経理はそのデータを確認し、銀行に振込依頼情報を送る。

実際の振込データは、各5・10日に銀行ごとに集計され、その表を見て(未払)xx(現金)xx という仕訳を入れる。

 

freeeのメリットは、この未払金の元になる費用が何なのか提示してくれることぐらいに見える。(領収書等を見た担当者が、費目を選ぶ手間ぐらいは省ける)

ただ、”東京ガス水道光熱費”ぐらい定型でないと、結局経理担当の確認の上登録することになる。(タクシー代とかですら交際費/旅費交通費の判断がいるので、考えてみれば当たり前かもしれない)

 

他にも色々機能はあるが、

固定資産の管理⇨買った時に耐用年数を登録して自動償却、等は従来の仕組みとあまり変わらない。(会計と固定資産管理がそのまま連携するのは嬉しいが)

売上原価⇨期初在庫+仕入−原価=期末、だから期末在庫額を入れれば原価が自動で入るよということだった。本当に個人事業レベルなら十分かもしれない。

 

発生主義まで自動に、なんとかならないか、と思うが

全国で検収データの様式を揃えるとか、請求書かそのデータ様式を揃えるぐらいしないと無理なのかもしれない。

 

ちなみに請求書の作成送付は、Misocaという弥生参加のスタートアップがアウトソースできるサービスをやっているようなので、活用できそう。

あと、「領収書は自動処理しても原本は必ず税務調査のために保管必要」だったので、これもe文書法改正に伴ってなくなるとより導入の効果が上がりやすいと思う。

 

 

 

ルールを守らない=ダサいという話

ルールを守らない 守りたくない

 

私は、昔からそれなりに真面目な方でした。

宿題もちゃんとやるし、夏休みの宿題も、そこそこ8月下旬には残ってしまうもののまあまあ計画的にはやる。

 

で、なぜか勉強をまともにやりだした高校生の頃から、ちょっとルールを破るようになってきました。

人のせいにしてしまうようですが、たぶん理由はこの辺です。

 

・中学校の友達がみんなチャランポランで、一緒に卒業する頃には「まじめにやったら損をする」んじゃないかという気持ちが出てきていた

・高校の友達で、ちょっと変だけど勉強がかなり出来ておもろい奴がいて、ある時からその人に勉強法を教えてもらうようになった。その人はほとんど宿題も出さず、先生の話よりも塾の先生の言うことを聞いて、勝手に勉強していた。

(ちなみにその尊敬する塾の先生とは、少し前に東進ハイスクールのCMにも登場して、ヤ◯ザかパンクロッカーみたいな見た目で少し話題になった苑田尚之氏である)

 

そんなおかげで、「勉強ができるようになれば、宿題なんて出さなくても良い」、そしてたちの悪いことに、たまに「こんな仕事をしても役に立たないのだから、サボろう。もっと大事な仕事がいくらでもあって、残業も減らせと言われているのだから、むしろこれが正しい」なんて考えてしまうことがある。

 

 

なぜ、ルール破りをやめるべきなのか

ルールを守らない人は、ダサい。

いや、当然といえば当然なのですが、改めて言われてやはりぐさっときました。

filia-blog.com

 

「ルールを守らない人って、どんな人なの、なぜルールを守らないの?」

 

「ルールを守らないことで自分をアピールし、認めてもらいたいと考えるからだよ」

 

「でもアピールしたいからといって、人に迷惑をかけている。ダサいとしか言えないね」

 

 

ぐさぐさ刺さってきます。

 

決して私は、独りよがりな仕事をしているつもりはありません。

自分が学んだ分、チームにノウハウを必ず共有する。

経理として、周りの部署を助けられることは、忙しくても必ずやる。

 

でも、気付いたら、一部の人には迷惑をかけていた・・・

人に迷惑をかけない。もちろん悪口なども禁止。そうしないと、一緒に戦ってくれる人は増えない。当たり前のことなんですけどね・・・

 

 

 

 

「無印良品は仕組みが9割」に学ぶ、業務マニュアル活用3か条

無印良品って、なんとなくいい気分になりますよね!やっぱり!
と思って、商品に関係ない仕事の本まで読んでしまいました。(図書館で借りただけ)
 
いくつか内容はありますが、主に「マニュアルを整備して活用しろ」が多いです。
私も新人の頃から、「教えたことマニュアルにしといてー」などと言われたことがありますが、小売業みたいにいろんな人が似た仕事をすることがないので、結局自分と引き継ぎ先の人しか見なかったりするので、ほとんど更新しないようになってしまったり・・・
 
会社には、ミスった時に「マニュアル通りちゃんとやってましたけど・・・」なんて言う人もいたり・・・
 
でも、本当はマニュアルってもっと威力がある、ということがよくわかりました。
 
 
普通にレビューするのも微妙なので、
「自分の仕事と結びつけつつ考えたことを3つにまとめました。
 
 

①マニュアルは、従うものではなく、常に変えていくものです。

 
マニュアルを作れば、「よく考えたら、この手順は無駄じゃないか?」と気づける可能性が高まります。なんとなくルーチンにしていることも、手順を並べてみて、この作業なんでこんなに時間がかかるんだろう?どこで時間を節約できるかな?と見てみて初めて、効率化の案が浮かんできます。
恥ずかしいことに、私は何度か、マニュアルに書いてあった通りやりましたと言ってしまったことがあります。しかしそれを言う時には、すでにうっすら気付いています。「本質的に考えれば、マニュアル外のことを考えないといけなかったのに・・・」
マニュアルは、ビジネスの移り変わりや改善によって、変わるのが当たり前です。変わっていないということは、未だに非効率だったり、時代遅れなやり方が残っているということです。
マニュアルは、従うものではなく、常に変えていくものです。
 

 

②マニュアルは、担当者と引き継ぎ先だけで使うものではなく、共有すべきものです。

 
マニュアルを作って考えれば、幾つか改善点は見つかるはずですが、特に慣れた業務はルーチンでそのままやり続けてしまうことがあります。なので改善活動を刺激するよう、たまには課長、できれば部長にまで見ていただくべきと思います。おそらく、「こんな無駄なやり方でやっているのか」と気づかれたり「これなら他部署とも話して変えてみようか」と巻き込めるかも知れません。
 
また、他の担当者もいろいろな業務とそのコツを知ることによって、いろいろな知恵を吸収できるはずです。他の業務フローがわかれば、工程結合などの効率化も思いつくはずです。
 

③マニュアルで情報を共有すれば、仕事にスピ ードが生まれます 。

 
「あっちの仕事がどうなっているかわからないから、進めにくいな、聞きながらだな」
「この業務フローを変えたら、どこに影響が出るかわからないから、ゆっくりみんなで確認しないと」
自分の会社ののこれに対する答は、「わかる人への根回し」です。(くそ!)
無印良品の回答は、「属人性をなくす情報共有」です。
「わかる人への根回し」・・・4年間でこれを何度も聞きましたが、聞くたびにストレスフルでした。グローバルコミュニケーションの研修に行かせてもらっていますが、その先生に話したら鼻で笑われそうです。
 
「私しかわからないこと」「私がこう経験したから、次からみんなもこうやるべき」があれば、必ず共有すべきです。
 
 
 
以上です。
 
無印良品のマニュアルは「MUJIGRAM」というらしい。
「MOROGRAM」でも作るか・・・(なんか変なネーミング)
 
 

おしゃれな文具メーカー「カンミ堂」を参考に作った、紙のタスク&スケジュール管理

いつも参考にしているブロガーさん、Shinさんのブログ。

www.outward-matrix.com

やはり、仕事をガンガンやるにあたってタスク管理は欠かせない、どうやれば管理しやすいか・・・


エクセルもイマイチ使いこなせず、悩んでいた時にダイヤモンドを読んでいて出てきたのがこれ。


http://www.kanmido.co.jp/products/10min.html


紙に書いてうまくいくのは、会議などきまったスケジュールのものだけ。タスク管理はしょっちゅう予定変更するので、こういう付箋で動かせるものがよかった。
買ってもいいなーと思ったけど、自分で作ってしまうのが以下。

「ぼくのかんがえるさいきょうの”紙の”Todoリスト」(ほぼパクり)


①B5のプロジェクトノート類を用意
②一辺が5センチのふせんを買う
  (今の所、ポストイットの強粘着が一番いいと思う)
Amazon CAPTCHA

③B5の紙を横にして、5cmごとに縦線をひく。これが月ー金の5日間になる。
上部1cmのところで横線を入れて、日付を書く場所にする。

これがなんとも付箋と紙がフィットして、持ち運びやすい大きさでいい感じ。

コツは、・会議など決まった予定は、四角で囲って時間と場所も書いておく。・時間の決まっていないタスクは、朝や随時、優先度の高い順に付箋をチェンジしていく
ぐらいでしょうか・・・

問題点

 ・付箋がたて1センチだが、B5に乗っけると基本的に1センチが1時間になる。
  30分ごととか、細かくスケジュールは入れにくい
  ⇨カンミ堂のやつなら30分用の細いやつがあるのでそれを買うか、カッターで切っちゃうか。

 ・B5のノートパッド自体は、100均でもあるし、プロジェクトノートとかもある。
  ただホルダーはなかなかない。
  ⇨唯一、olivettiがなかなか良い!!本革じゃないけど。これに、片面はスケジュール、片面はノートパッドなのが今の状態。
  shop.delfonics.com

  Olivettiは結構いいが、スケジュール&タスク管理を書くとき・ノートをとるとき両方、裏面がバタバタしちゃう。
  ⇨これは、イマイチ解決策未定。

 ・1ヶ月以上先の予定が作りづらい
  ⇨コクヨのキャンバスダイアリー(マンスリー)を、ノートパッドホルダーに一緒に挟んで管理している
   でも、マンスリーとウィークリーの両建て管理がちょっとめんどい。


出来上がりはこんな感じです。
f:id:boxymoron:20161029224911j:plain

上司からも、これを見て「仕事ができる人はみんなタスク管理をちゃんとやっている・・・」と言われました。
この方法がベストかはわかりませんが、こういう風に見える形でやっていると上司としても安心なのかも。


ちなみに、ロフトとかで「PentONE」っていう付箋が売っている。おしゃれ!
お金に余裕があればバンバンこんなのを使うのだが・・・
www.kanmido.co.jp

経理部門の下っ端として色々対応するときの3つの視点

2年目、3年目と働くなかで、先輩もいなくなったり、自分で考えてしごとを進めないといけなかったりして、何回も失敗してきた。

そのなかでよく抜け落ちていたなと思う考え方をメモします。

これは、会社で起きていることを、下っ端が理解していくための視点でもあります。

 

特に、経理、総務、購買、業務(オペレーション)系の部署で大事だけど、どこの部署でも大事かもしれない。

 

 

■お金の出入りを処理するための、三つの視点■

①処理フローの視点

②統制活動の視点

③業績管理の視点

 

①処理フローの視点

 これは、「製品を仕入れた」「給料を払った」「業務用にPCを買った」などという事象が、どのようにして会社の中で処理されていくのかを理解し、また、問題なく処理できるかを考えるための視点だ。

例えば、「購買に業務用PCを買てもらう」だと、

業務用PC購入の申請⇨購買の発注⇨発注データがデータベースに流れる

経理が発注情報把握⇨銀行振込手続

⇨荷物は総務へ到着⇨受け取り

 

②統制活動の視点

 前述と同じ、「業務用にPCを買った」を考えてみる。

 

 購入の申請

 ⇨上司の承認(自分の部署の経費になるから)

 ⇨購買の承認(購買部門として)

 ⇨○○万円以上なら、役員へ稟議申請

 など・・・・

 お金が出ていく、ことが起こった時に、①の処理フローだけ考えてしまい、面倒なことになるというミスはよくあった。処理できるな、だけではなく、承認をもらうべき人から承認をもらっているか?を考えないといけない。

 

③業績管理の視点

 「業務用PCを買う」は、どのように損益に現れるのか?という視点。

 例えば、営業部門のメンバーが業務用PCを購入すると、

 ・損益計算書でいえば、「販売費」

 ・その営業部門の経費

 ・営業部門が、ある製品事業部やビジネスユニット等と呼ばれる組織に属する場合は、その事業部の販売費

 

 「この売上に対して、追加で費用(原価)が発生する」というときは、

 ・損益計算書の売上原価

 ・その営業部署の粗利の成績

 ・その営業部門が属する事業、ビジネスの売上原価、利益率

 

 中でも、「営業が、粗利もあるし追加でお客さんの要望をのむのも仕方ないな」ぐらいの気持ちで原価が増えるときは、営業部門の評価だけでなく、その売り物の事業、ビジネスの業績管理者の成績にヒットするということを思いつき、相談しておかないと自分まで痛い目に合う。

 

 

 

2年目ぐらいから、常にこの3つの視点を忘れないでやれていたら・・・

もっとできる人になれたかもしれない。

失敗の本質

71年前、日本は一生懸命がんばるぞ!と言って、玉砕した。

部長は、この会社は一生懸命がんばるのは得意だと言っている。売上を追って、犠牲があってもとにか 一生懸命売上を上げる。実は間接費用がたくさんかかっていることに背を向けて。

これを営業部門の評価に正確につけるのも、管理部門の役割だ。

信越化学工業と、後から気づく就職活動

日本の化学メーカーの中でも、特に業績の良い信越化学工業

ROEや利益率の良い会社が・・・とか考えたことのある人はもちろん、就職活動でいい会社に入ろうといろいろ調べた人には馴染みのある会社じゃないかと思う。

https://www.shinetsu.co.jp/jp/ir/hilight.html

財務ハイライトを見ても、すごいとしか言いようのない業績だ。

 

 

僕は経理がやりたかったので、大学の時、経理の哲学?心構え?的な本や実務の本をいろいろ出している金児昭の本もいくつか読んだ。金児昭とは、長年信越化学工業で経理部長などを務めた人だ。

しかし結局、面接で落ちる。

確かその時に言ったのは、

「金川さんのような、経営センスのあるリーダーのいる会社で働きたい」

「金児さんのような、経理とは何か、をわかる経理部長の下で働きたい」

高校生レベルかもしれないが、そんなに変でもないと思っていた。

 

 

今は、信越化学ほど有名でもなく、信越化学ほど利益が凄くない会社で働いているが、それなりに楽しんでいる。が、一応転職サイトはたまに見る。

転職する気はないけど、自分の会社で働いた人のコメントを見るのは楽しい。

「将来性がない」「給料はまあまあ、年功序列

まあストレス緩和にはなる・・・・

 

ちなみにVorkersで3.25点だった。(これが高いというわけでもなく、超有名企業なら4点以上だ)

 

 

最近ふと思って、「そういえば、信越化学みたいな好業績なとこは良いのかな」

意外にも2.76点。

 

うそ、我が社の点数・・・低すぎ!?(ちょっと古い)

 

 

「金川社長のイエスマンしか上にいない」

「金川社長頼みで、能力のない人が多い」

年功序列

 

やはり田舎初の純日本企業は、こうなる運命なのかなと思ってしまう。

ちなみに金川社長、現在は会長職に退いているが、それでも大量の資料に毎日目を通し、ズバズバ経営判断を下しているらしい。

塩ビの将来性を見極め海外進出、大規模投資をやって、90歳にもなって(昭和1年生まれ!)これはもう天才だな、と思うが、なんせ90歳。

 

 

いろいろ考えたが、就活でいうべきなのはこうだったんじゃないだろうか。

 

「私は経営学を学んできて、いろいろな会社が成長、衰退する例を数多く見てきました。経理の仕事をまずやり、将来的には金川社長がいなくても私が正しい戦略を考え実行したいです」

 

社長とそのイエスマンの前では言えないが、優秀な人事担当者には、こういう人の方がウケが良かったかなと思う。

空気の読めない僕には、大学生の時にこんな考えは思い浮かばなかったが・・・

 

 

逆に、僕がもし今それなりに働けているなら、会社もある程度、就活生の言動の裏を見なければならないのかなとも思う。

 

 

 

さて、「社長の交代は売り時」のような株の格言?研究?もあった気がするが

信越化学はどうだろうか。