事務部門の新人向け? お金の出入りを処理する しごとの3つの視点

2年目、3年目と働くなかで、先輩もいなくなったり、自分で考えてしごとを進めないといけなかったりして、何回も失敗してきた。

そのなかでよく抜け落ちていたなと思う考え方をメモします。

これは、会社で起きていることを、下っ端が理解していくための視点でもあります。

 

特に、経理、総務、購買、業務(オペレーション)系の部署で大事だけど、どこの部署でも大事かもしれない。

 

 

■お金の出入りを処理するための、三つの視点■

①処理フローの視点

②統制活動の視点

③業績管理の視点

 

①処理フローの視点

 これは、「製品を仕入れた」「給料を払った」「業務用にPCを買った」などという事象が、どのようにして会社の中で処理されていくのかを理解し、また、問題なく処理できるかを考えるための視点だ。

例えば、「購買に業務用PCを買てもらう」だと、

業務用PC購入の申請⇨購買の発注⇨発注データがデータベースに流れる

⇨経理が発注情報把握⇨銀行振込手続

⇨荷物は総務へ到着⇨受け取り

 

②統制活動の視点

 前述と同じ、「業務用にPCを買った」を考えてみる。

 

 購入の申請

 ⇨上司の承認(自分の部署の経費になるから)

 ⇨購買の承認(購買部門として)

 ⇨○○万円以上なら、役員へ稟議申請

 など・・・・

 お金が出ていく、ことが起こった時に、①の処理フローだけ考えてしまい、面倒なことになるというミスはよくあった。処理できるな、だけではなく、承認をもらうべき人から承認をもらっているか?を考えないといけない。

 

③業績管理の視点

 「業務用PCを買う」は、どのように損益に現れるのか?という視点。

 例えば、営業部門のメンバーが業務用PCを購入すると、

 ・損益計算書でいえば、「販売費」

 ・その営業部門の経費

 ・営業部門が、ある製品事業部やビジネスユニット等と呼ばれる組織に属する場合は、その事業部の販売費

 

 「この売上に対して、追加で費用(原価)が発生する」というときは、

 ・損益計算書の売上原価

 ・その営業部署の粗利の成績

 ・その営業部門が属する事業、ビジネスの売上原価、利益率

 

 中でも、「営業が、粗利もあるし追加でお客さんの要望をのむのも仕方ないな」ぐらいの気持ちで原価が増えるときは、営業部門の評価だけでなく、その売り物の事業、ビジネスの業績管理者の成績にヒットするということを思いつき、相談しておかないと自分まで痛い目に合う。

 

 

 

2年目ぐらいから、常にこの3つの視点を忘れないでやれていたら・・・

もっとできる人になれたかもしれない。

失敗の本質

71年前、日本は一生懸命がんばるぞ!と言って、玉砕した。

部長は、この会社は一生懸命がんばるのは得意だと言っている。売上を追って、犠牲があってもとにか 一生懸命売上を上げる。実は間接費用がたくさんかかっていることに背を向けて。

これを営業部門の評価に正確につけるのも、管理部門の役割だ。

信越化学工業と、後から気づく就職活動

日本の化学メーカーの中でも、特に業績の良い信越化学工業

ROEや利益率の良い会社が・・・とか考えたことのある人はもちろん、就職活動でいい会社に入ろうといろいろ調べた人には馴染みのある会社じゃないかと思う。

https://www.shinetsu.co.jp/jp/ir/hilight.html

財務ハイライトを見ても、すごいとしか言いようのない業績だ。

 

 

僕は経理がやりたかったので、大学の時、経理の哲学?心構え?的な本や実務の本をいろいろ出している金児昭の本もいくつか読んだ。金児昭とは、長年信越化学工業で経理部長などを務めた人だ。

しかし結局、面接で落ちる。

確かその時に言ったのは、

「金川さんのような、経営センスのあるリーダーのいる会社で働きたい」

「金児さんのような、経理とは何か、をわかる経理部長の下で働きたい」

高校生レベルかもしれないが、そんなに変でもないと思っていた。

 

 

今は、信越化学ほど有名でもなく、信越化学ほど利益が凄くない会社で働いているが、それなりに楽しんでいる。が、一応転職サイトはたまに見る。

転職する気はないけど、自分の会社で働いた人のコメントを見るのは楽しい。

「将来性がない」「給料はまあまあ、年功序列

まあストレス緩和にはなる・・・・

 

ちなみにVorkersで3.25点だった。(これが高いというわけでもなく、超有名企業なら4点以上だ)

 

 

最近ふと思って、「そういえば、信越化学みたいな好業績なとこは良いのかな」

意外にも2.76点。

 

うそ、我が社の点数・・・低すぎ!?(ちょっと古い)

 

 

「金川社長のイエスマンしか上にいない」

「金川社長頼みで、能力のない人が多い」

年功序列

 

やはり田舎初の純日本企業は、こうなる運命なのかなと思ってしまう。

ちなみに金川社長、現在は会長職に退いているが、それでも大量の資料に毎日目を通し、ズバズバ経営判断を下しているらしい。

塩ビの将来性を見極め海外進出、大規模投資をやって、90歳にもなって(昭和1年生まれ!)これはもう天才だな、と思うが、なんせ90歳。

 

 

いろいろ考えたが、就活でいうべきなのはこうだったんじゃないだろうか。

 

「私は経営学を学んできて、いろいろな会社が成長、衰退する例を数多く見てきました。経理の仕事をまずやり、将来的には金川社長がいなくても私が正しい戦略を考え実行したいです」

 

社長とそのイエスマンの前では言えないが、優秀な人事担当者には、こういう人の方がウケが良かったかなと思う。

空気の読めない僕には、大学生の時にこんな考えは思い浮かばなかったが・・・

 

 

逆に、僕がもし今それなりに働けているなら、会社もある程度、就活生の言動の裏を見なければならないのかなとも思う。

 

 

 

さて、「社長の交代は売り時」のような株の格言?研究?もあった気がするが

信越化学はどうだろうか。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

タスク管理方法の書き出し・整理

期末が近づいてきて仕事がかなりきつい。

かなりズボラにやってきたがパンクしそうなので、

タスク管理ツールExcel、紙、Outlook どれを使って整理すべきか調べたのをまとめます。

 

 

 

タスクが減らない理由はコレ! 失敗から学ぶ「良いToDoリスト」の作り方 | ライフハッカー[日本版]

・タスクの数が多くて整理できず、多くのタスクが頭の中に残ってしまう

・計画を立てることに効果があるが、「ToDoリストを作り、それに取り掛かる」ことに囚われ、頭をスッキリさせずに作業してしまう

 

その通り、会社で使っているOutlookだと、メールが来たものをワンクリックでタスクリストに放り込めるので、とりあえずクリックしてやることに入れてしまう。結構便利な感じはあったが、どうも画面に入りきらないくらいタスクが並んでしまってどうしようもなくなった。「今日」「今週」「今月」「急がないけど重要」「待機中」とかフォルダ分けしてみたけどいつやるのか適当だし、結局どう進めたらいいか考えないし、再振り分けするタイミングとか決めてなかったから全然整理できなかった。

 

どういうスケジュールでどうやる、ということを考えたいとしても、タスクリストのタイトルをクリックしないと中身やメモができない。スケジュール表にドラッグしてバーチカルに見ることもできるが、文字数があまり入らない。1時間区切りとかしか入れられない。タスクの期限を設定できるが、重要度分けとかしにくい。

↓こんなのがあるけど実際たいした機能に感じなかった。

www.microsoft.com

 

忘れやすい人必見!エクセル・アプリ不要タスク管理術のコツ

(完全引用です)

・綺麗に書かない、綺麗にまとめない
・必ず自分なりの期限を設定する
・簡単に持ち歩けるようにする
・期限は絶対ではないのでリスケを躊躇しない
・タスクの未達感を視覚でわかるように

 

タスク管理ツール・TaskChute2(PayPal決済)

 タスクシュート、エクセルのスケジュール、時間管理。

 

タスク管理には、EvernoteとTaskChuteの組み合わせが最強 (1/2) - ITmedia エンタープライズ

 Taskchuteとエバーノートを使ったやり方の紹介。

 やっぱりtaskchuteだと、「いつやるか」のはとても良く分かるが、「洗い出し」「やることリスト」「優先度で振り分け」「どうやって進めるか?」が見えないので、そこは何かしら別でやる必要がある。

 ・紙に書く

 ・エバーノート

 ・taskchuteのエクセルにシート追加してなんか書く

どれかな・・・

 

⑤紙派

 【デジタル管理は時代遅れ!?】紙とペンでできるタスク管理術 | Web制作ならWebNAUT

 

 

個人タスク管理の最強ツールは紙と付箋?「ひろしメソッド」爆誕 - hirothings

 シンプルだけど、この方の書き方が結局いいのかなと思った。

 1週間単位ぐらいしか見れなくなるので、その先は手帳とOutlookに書き込んでおけば良いかな。

 

 

ルールを決めよう。いろいろ思いついてしまったがいけるかな・・・

・2週間以上先のタスクは、Outlookのタスクリストにメモしておく

・2週間以上先のスケジュールは、Outlookにメモしておく

・2週間分のバーチカルをB5かA4に作っとく

・金曜か土曜に2週間分バーチカルを作って、2週間先のやつを割り振る。

・思いついたら、重要性とスケジュールをすぐ判断して入れ込む

・どのように進めるかをすぐに考えて、メモる。

・見積り時間をふせんに書いとく

 

小さいほぼ日手帳を持ってるけどますます使い道がなくなりそうなきがする。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ネットワーク上で全員が「承認」ボタンを押して決裁する稟議システムがとても面倒

おそらくいろいろな会社で似たような仕組みがあると思う。

ある製品の開発、外注、M&A、新規顧客の稟議。

その他、会社の方針や財務上直接影響を与えないものでも、統制上役職者が何人か承認ボタンを押して決裁するもの。

 

 

このように役職者が並び、ある案件をネットワーク上の共有サイトで確認しそれぞれが承認していく。

 

ー回議者ー

安倍晋三(総理大臣) 「承認」3月18日

麻生太郎財務大臣) 「承認」3月18日

岩城光英法務大臣) 「承認」3月19日

森山裕農林水産大臣) 「承認」3月20日

 

 

普通の仕組みではあるが、かなり困ったポイントが出てくる。

 

 

①微妙なラインだったり、申請者がエライ人だと誰も反対しない

 

 統制のためのフローであり、いろいろな見地から確認すべきもので、判断基準がわかりやすければそれなりに上手く働く。

 「〇〇地区の工事を△△建設に□□円で行わせる」

 

 岩城光英法務大臣) 「承認」入札手続きが適正であり問題なし

 麻生太郎財務大臣) 「否決」前年度の関連工事に照らし著しく高額で理由が不明

 森山裕農林水産大臣) 

 

しかし、

 

 「申請者 安倍晋三」であった場合

 岩城光英法務大臣) 「承認」入札手続きが適正であり問題なし

 麻生太郎財務大臣) 「承認」

 森山裕農林水産大臣) 「承認」

 

 このように、反対すべきかもしれないが誰かが反対すればいい、自分は反対して申請者と口論になりたくない・・・という思いが生じ、とりあえず承認でいいか、となることが多い。

 忙しい中、各自が一人で考えネット上でOK,NGを決めないといけないのでこのようなことが起こると思う。少し違和感があれば、数人で手を組んで否決するしかないのだが、この3人のうち誰かの行に「否決」がつかないといけないのがいやらしい。

それぞれの人の行に「否決」と入れず、新しい欄に否決コメントが入るような仕組みが必要である。

 

 

 

② 一人でも否決したらアウトなのに、新たな行動、新たな投資をすべきかどうかの案件が申請され、本来実行すべきにもかかわらず止められやすい

 

 「日本の農業は競争力が弱い例が多く、TPPに参加するとそれらが破産する可能性も高いが、消費者視点や日本全体の経済活性化を考えればTPPに参加すべきである」

 

  

 岩城光英法務大臣) 「承認」

 麻生太郎財務大臣) 「承認」

 森山裕農林水産大臣) 「否決」

 

こうなることは目に見えている。

結果、申請元の部長、課長、担当者などは、会社としてやるべき仕事を進めている場合であっても、利害が不一致となるエライ人の説得に時間を削がれることになる。

 

これもまた、相談する場もなくネット上で各自考える欠点に思える。

 

 

利害が不一致になり、反対したい人はそれらしい理由を、エライ立場から言ってきてかなり手ごわいが、はっきり言って核ミサイルを開発する北朝鮮への経済制裁に、中国とロシアが拒否権を行使してしまう状況とだいたい一緒だ。

 

 

とりあえず、管理部門に属する自分としては、承認派のエライ人に声をかけて、申請元の人と協力してさっさと仕事を進められるよう、手伝ってあげようと思う。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

話題になってるおしゃれブロガーのサービスがめっちゃすごい

 

 

こんにちは。

会社用のセーター、いいの欲しいなぁと思いながらユニクロ2着しか持たずに2月下旬を迎えています。どんなの買えばユニクロより断然長持ちして良い見た目なのかわからんもんな。

 

さて、「今日はヒトデ祭りだぞ!」のこの記事で、ちょっと感動しました。

服の買い物同行サービス、とは言うものの、クオリティがすごすぎ。

 

www.hitode-festival.com

 

何がすごいかって、やっぱり記事の途中にあるお店リストだと思います。

タイトシルエットならシャリーフ、とか・・・

こういう「服どこで買えばいいの?」情報ってめっちゃ貴重だと思うんですよね。

 

 

高校生まで、イオンとユニクロとライトオンしか服の選択肢がないような田舎に住んでいて、クソダサい服で大学に入ってさあどうしようと悩んでいた頃が思い出されます。

だって、周りがおしゃれで自分がヤバいなと思っても、どこに買いに行けばいいかなんて全然わからないじゃないですか。

しかも適当に駅前の服屋さん見て「高!」てなって終わる。ちょっといいなと思っても、ほんとに高い価値があるのか全然感触がないから、買えない。自分から周りに、どこで買ってるの?店どこにあるの??とか聞いたらちょっと鬱陶しいし。

 

高校からの友達が具体的にお店を教えてくれてやっと買えました。

「とりあえずあそこのWHO's WHOで買ってみろ」

「Chaopanicって知ってる?」

無印良品でもいいかもな」

その後、Who's Whoに行って、「服とかよくわからないんですけど・・・」とか言いながら上下+アクセサリーひとつを店員さんに紹介してもらいました。夏服なのに1万5000円、バイトは少しだけだったのでこれでも痛かったですが、ここで買ってみれば踏みだせるような安心感があるから買える、何せ服をいろいろ買ってる友達が言う店ですから。

 

 

この時と同じように、さっきのブログにかいてあるブランドリスト、

めちゃめちゃ参考にしてしまいそうです。

お金払ってないのに、本当にいいのかな・・・

 

 

てゆか、田舎から神奈川にきて店の充実ぐらいにビビりながらも

結局行けずにユニクロと無印とアーバンリサーチぐらいしか見ないので、ぜひ頼んでみたいです。(でも記事のおかげで大人気になってるかな、今頃)

 

 

 

 

 

 

いまさら気づいた鈍感

僕は小さい頃から悪い意味で変なやつだったと思う。
小学校のときに読んだ本は、父が家に置いていた、エリヤフ・ゴールドラットの生産マネジメント本、ザゴール。経済のニュースが面白いほどわかる本。
 
だいぶ古いが今でもいい本だと思う。関連書籍のところにある2つも読んだ。
たぶん5回ずつぐらい読んだ。中学生までで。
くまちゃんの絵と、バブルで一喜一憂するワルパンダはめっちゃ可愛い。
 
 
このせいか数字とお金が大好きになった。
それほど優秀でもないけど、理系の科目やら会計やらファイナンスの勉強をするには向いていたと思う。
でも、友達付き合いが下手、マンガも小説も読まない。相手の気持ちを考えようとしたことがない。
 
よくよく考えたら、高校でも大学でも、本当に空気も読めないし、相手の気持ちも考えないし、ヘンだった(こんな自分と仲良くしてくれた友達には感謝しかない)。
ついでに国語の心情読み取りとかも死ぬほど苦手だった。
 
 
こんな状態から、矯正しようとしたら
・人にしてもらったことはメモしておいて忘れない
・毎日日記を書いて、今日あの人にどう思われたか?もっとこうしてあげるべきだったんじゃないか?を反省する
とか、地道にやっていくしかないのかな。頑張ろう。
 
 
ああ、フラれた〜〜〜〜〜〜〜〜
 
 
以上です。